仕事のスピードと質を向上させる三つの方法

仕事のゲーム化を行う

ゲームと聞くと遊びのような印象を持ってしまうかもしれませんが、やる気を出す手法の一つとしてはとても有名な方法です。抱えた案件や、これから対処しなければいけない問題を「敵のキャラクター」と捉え、それを退治してく(仕事をこなしていく)といったような考え方で、仕事のスピードが向上することがあります。この敵を倒したらご褒美アイテムとして〇〇を買うと言ったように、達成に応じて自分へのご褒美をあらかじめ考えておくという方法も良いでしょう。

整理と整頓を心掛ける

必要な物と必要でないものを選別し、必要なものだけを使いやすいように配置してあげることで仕事のスピードも質も向上します。書類は案件別にファイリングしておく、使用頻度の低い書類や資料は、机の上ではなく別の場所に保管するなどの工夫が必要です。やる気の面でも、汚い机とキレイに整頓された机のどちらが働きやすいかといえば、ほとんどの人が後者だと答えますよね。どうやって整頓していいかわからない場合は、先輩や上司の机を観察してみるという手もあります。

仕事の「見える化」を意識する

沢山の案件を抱えて同時進行させている場合、自分でもどの仕事がどの程度進捗しているかが分からなくなってしまう事もあると思います。そんな時に有効なのが「見える化」です。あらかじめ設定されたスケジュールに対して、進捗はどの程度進んでいるのかを同じ時系列で並べていきます。時間の項目は横軸でも縦軸でも構いませんが、抱えている全ての案件を、同じ時間軸に並べてあげることが重要です。そうしないと、Aの案件ばかりに気を取られていて、Bの案件は手付かずだった・・・という事にも成りかねないからです。全ての案件の進捗具合を一目で把握できるようにすることにより、最適なスケジュール管理が出来るようになります。

企業の業務効率化に寄与するワークフローシステムは多くの機能を持ちます。利用者管理機能や、帳票出力機能などがその一例です。